Infoart studija slučaja

Moderni sustavi distribucije i naručivanja – POSiA*Veleprodaja i Perutnina Ptuj – Pipo

Perutnina Ptuj – PIPO u sklopu promjena načina distribucije, poslovne i teritorijalne reorganizacije i kontinuiranih aktivnosti unapređenja svoga poslovanja tijekom 2013. godine ušla je u značajne zahtjevne aktivnosti. Prijelazom na sustav vanjske distribucije i skladištenja svojih proizvoda praktički se potpuno promijenio model dotadašnjeg poslovanja u tim područjima. Cjelovit sustav naručivanja kako iz vlastite maloprodaje tako i iz veleprodajne mreže kupaca u potpunosti je organizacijski promijenjen što je uzrokovalo i bitne promjene u funkcioniranju i praćenju sustava naručivanja i realizaciju izravnih veza prema vanjskim sustavima koji su preuzeli funkciju skladištenja i distribucije. Poslovni izazov koji je doveo do preraspodjele ljudskih resursa i centralizirao funkcionalnosti obrade u sustavu naručivanja vodio je do izravnih zahtjeva za uspostavom sasvim novih i drukčijih, integriranih aplikativnih modula koji će u cijelosti pratiti uspostavljeni lanac naručivanja i distribucije.

Dodatna zahtjevnost ove promjene ogledala se u izazovu da taj prijelaz, s niza dorađenih modula u integrirano rješenje u najmanjoj mogućoj mjeri optereti sustav distribucije kupcima i da se praktički uvede bez zastoja, u hodu.

Projekt uspostave novog sustava izveden je u drugoj polovici godine s osnovnim ciljem da u potpunosti zamijeni postojeće sustave krajem godine, odnosno zaživi u produkciji početkom 2014. godine. Peruntina Ptuj – PIPO odlučila je s Infoartom razviti i proširiti postojeći sustav POSiA*Upravljanje maloprodajom koji je dao odličnu podlogu za nadogradnje jer je već uključivao segment maloprodajnih jedinica koje čine sastavnicu svih dostavnih mjesta.

Situacija

Postojeći sustav prijave narudžbi kupaca s terena temeljio se na ručnom uzimanju narudžbi po terenu i zatim njihov prijepis u centralni sustav. Kako je sustav distribucije bio organiziran kroz regionalne podružnice i skladišta, komercijalisti su u tim centrima unosili narudžbe koje bi prikupili tijekom dana. Ukidanjem regionalnih skladišta i vlastite distribucije, nametnula se jasna potreba mobilnog rješenja za naručivanje koje bi osiguravalo automatizirani distribuirani unos i centralnu obradu naručivanja. Za potrebe ovakvog rada, Perutnina Ptuj – PIPO odlučila se za mobilne uređaje – tablete i prilagođenu web-aplikaciju koja svakom komercijalistu kod bilo kojeg kupca osigurava pregled prethodnih narudžbi, uzimanje novih na temelju predloška prethodnih ili unosa prvih narudžbi za nove kupce.

Rješenje

Infoart je programski realizirao ovu funkcionalnu cjelinu prilagođenom web-aplikacijom POSiA*Field.  Omogućeni su pregledi narudžbenica po kupcima i datumima kako bi komercijalisti mogli i sami analizirati rezultate svog terenskog rada, a integrirani sustav je omogućio da centralna služba naručivanja u svakom trenutku vidi sve narudžbenice s terena i odgovarajuće njima dalje upravlja.

U skladu sa zadanim ciljem potpune integracije sustava naručivanja, sljedeći je izazov predstavljalo objedinjavanje svih servisa elektronske razmjene dokumenata u centralni sustav prikupljanja narudžbenica koji je za službu naručivanja trebao biti u potpunosti transparentan i osigurati mehanizme nadzora i kontrole pristiglih dokumenata kroz pozadinski sustav web-servisa i obrade dokumenata prije transfera u centralni sustav. Tijekom ovog dijela projekta realizirani su novi, upravljivi web-servisi za centralizirani prijenos naloga za distribuciju i prihvat elektronskih otpremnica nastalih u sustavu vanjskog distributera. Kroz integraciju sa postojećim sustavima elektronske razmjene dokumenata REDOK i PANTEON osiguran je cjelovit podsustav prihvata i slanja elektronskih dokumenata koji je za korisnike u sustavu u potpunosti transparentan i osigurava im usredotočenost na sadržaj, a ne formu poslovanja i prijenosa dokumenata. Infoart je cjeloviti integrirani modul realizirao kao sustav POSiA*Connect.

Kako je čitav sustav naručivanja za preko 6000 dostavnih mjesta u Republici Hrvatskoj u najvećoj mjeri projektiran za pravovremenu proizvodnju naručenih količina robe (svježe meso), centralni sustav naručivanja realizirao je i unaprijedio niz mehanizama za plasiranje odgovarajućih naloga u proizvodnju i povezao rezultate proizvodnje s izlazom prema vanjskim skladištima distribucijskog partnera. Ovaj dio realiziranih funkcija transfera postao je podsustavom cjelovitog POSiA*Connect sustava.

U konačnici, lanac koji počinje uzimanjem narudžbe od kupca na jedan od podržanih načina nastavlja se rastavom na izravne naloge za otpremu i naloge za proizvodnju, proteže preko otpreme robe prema vanjskim skladištima kojima prethodi plasiranje naloga za otprema vanjskom partneru distribucije i završava s povratnom informacijom otpremljenih preuzetih količina na dostavnim mjestima kod kupaca.

Perutnina Ptuj – PIPO otprije ima uveden Infoartov sustav za upravljanje maloprodajom tako da je visoka integracija rješenja rezultirala i mogućnošću da nalozi za otpremu prema vanjskom distributeru postanu automatski  i najavni elektronski dokumenti dostave koji na maloprodajnim mjestima čekaju stvarnu fizičku isporuku i dodatno smanjuju potrebno vrijeme administriranja i povećavaju preciznost kod preuzimanja robe. Isto tako, dokumenti prihvata robe, primke na maloprodajnim mjestima, kroz sinkronizacijski sustav automatski se prebacuju u centralni sustav upravljanja robnim tokovima i osiguravaju kontrolna uparivanja s otpremnicama vanjskog distributera.

Čitav opisani proces završava, naravno, fakturiranjem prema svim kupcima izravno iz elektronskih dokumenata otpreme koji stižu od vanjskog distributera. Fleksibilnost rješenja ogleda se u mogućnosti nadziranog  fakturiranja i upozoravanja na eventualne nedosljednosti u podacima.

Zaključak

Izazov koji je pred poslovni sustav, informatiku Perutnine Ptuj – PIPO i Infoart kao isporučitelja programskog rješenja postavila promjena poslovnog modela naručivanja, skladištenja i distrubucije posebno je potenciran osnovnim zahtjevom da novi sustav mora zamijeniti postojeće u cijelosti, u hodu, bez zastoja i duljeg perioda uvođenja. Velikim naporima naručitelja i isporučitelja rješenja i uspostavom najsuvremenijih tehnologija izvedbe i sinkronizacije programskih rješenja, kao i vezanjem na vanjske elektronske sustave razmjene dokumenata u konačnici je realizirani respektabilan, skalabilan i pouzdan sustav koji u kompletnom lancu naručivanja, skladištenja i distribucije donosi Perutnini Ptuj – PIPO ogromne neposredne i posredne financijske uštede i dodatno daje snažnu potporu za daljnja organizacijska i funkcionalna unapređenja.

 

Imamo rješenje za vas!

Trebate savjet? Želite suradnju s visokokvalificiranim i kompetentnim stručnjacima? Tražite vrhunska rješenja dokazana u praksi?

Kontaktirajte nas